Tietosuojaseloste

Tämä seloste koskee osoitetta www.gymkeeper.fi ja GymKeeper-palvelua, joista molemmista vastaa Gymkeeper Oy, y-tunnus 3650234-4, Mekaanikonkatu 15A, 00880 Helsinki. Se kertoo mitä keräämme, miksi, kuka muu sen näkee, kuinka kauan säilytämme sitä ja mitä voit pyytää meitä tekemään sille.

Noudatamme Suomen kansallista lainsäädäntöä ja Euroopan unionin yksityisyyden suojaa ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä, mukaan lukien yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679.

Kun sali, seura tai muu organisaatio käyttää GymKeeperiä omien jäsentensä hallintaan, kyseinen organisaatio päättää mitä tietoja kerätään ja miksi. Se on rekisterinpitäjä; Gymkeeper Oy käsittelee tietoja organisaation puolesta ja sen ohjeiden mukaan, eikä mihinkään muuhun.

Jos olet GymKeeperiä käyttävän salin jäsen, omia tietojasi koskevat kysymykset kannattaa esittää ensin kyseiselle salille. Autamme heitä vastaamaan sinulle, mutta rekisteri on heidän.

Niiden osalta joiden kanssa asioimme suoraan — tunnusten haltijat, laskutus- ja tukiyhteyshenkilöt sekä tämän sivuston kävijät — rekisterinpitäjä on Gymkeeper Oy.

Keräämme tietoja joita annat suoraan, tietoja jotka syntyvät palvelun käytöstä, sekä rajallisesti tietoja kolmansilta osapuolilta. Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Tunnustiedot — etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio johon kuulut, ja laskutustiedot (korttitiedot ovat maksunvälittäjällämme, eivät koskaan meidän palvelimillamme). Kaikki muu on vapaaehtoista: puhelinnumero, henkilö- tai työntekijänumero, kieli- ja aikavyöhykevalinta.
• Asiakassisältö — tiedot joilla pyörität liiketoimintaasi: kuvat, tuote- ja hintatiedot, kurssi- ja varaustiedot, omien asiakkaidesi tiedot ja heidän jäsenyytensä, ja kaikki muu mitä GymKeeper tarvitsee toimiakseen sinulle.
• Käyttötiedot — aikaleimat, IP-osoite, laite- ja selaintiedot, merkinnät hallinnassa tehdyistä toimista, ja virhetilanteiden diagnostiikka.
• Tukitiedot — viestit joita lähetät tukeemme ja, jos annat siihen luvan, istunnon diagnostiikkatiedot.

Emme säilytä salasanaasi. Kirjautuminen tapahtuu kertakoodilla joka lähetetään sähköpostiisi tai puhelimeesi, kertakäyttöisellä kirjautumislinkillä, tai ulkoisen tunnistautumispalvelun kuten Googlen kautta. Kun kirjaudut ulkoisen palvelun kautta, kyseinen palvelu vahvistaa meille kuka olet — emme koskaan näe emmekä saa salasanaa jota siellä käytät.

Salin henkilökunnan ylläpitäjätunnuksilla voi edelleen olla salasana. Jos sellainen on asetettu, se tallennetaan vain yksisuuntaisena tiivisteenä — tällä hetkellä bcrypt — jota ei voi muuttaa takaisin alkuperäiseksi salasanaksi.

Käytämme henkilötietoja palvelun tuottamiseen: ohjelmiston ajamiseen, maksujen laskemiseen ja laskuttamiseen, tunnusten ja ovien suojaamiseen väärinkäytöltä, ja sinulle vastaamiseen kun otat yhteyttä tukeen.

Lähetämme ne viestit jotka palveluun kuuluvat — laskut ja kuitit muun muassa. Markkinointisähköposti on eri asia: se on vapaaehtoista, ja jokaisessa viestissä on peruutuslinkki, jonka lähettävä koodi lisää eikä sitä jätetä kampanjan kirjoittajan varaan. Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille heidän omaa mainontaansa varten.

Emme kouluta tekoälymalleja tiedoillasi emmekä myy niitä. GymKeeper käyttää ulkopuolista tekoälypalvelua kahteen asiaan: alennus- tai jäsenkortin lukemiseen valokuvasta kun jäsen sellaisen lähettää, ja tekstin luonnosteluun henkilökunnalle tuote-, artikkeli- ja sähköpostieditoreissa.

Kortin tunnistus lähettää valokuvan, jossa näkyy kortin haltijan nimi, kyseiselle palveluntarjoajalle jotta se voidaan lukea tekstiksi. Se tapahtuu vain kun joku lähettää kortin, ja vain niille saleille joilla ominaisuus on päällä. Palveluntarjoaja toimii Yhdysvalloissa, joten kyse on siirrosta Euroopan unionin ulkopuolelle — katso jäljempänä. Käytetäänkö näitä ominaisuuksia lainkaan, on sinun päätöksesi: ne ovat pois päältä ellet kytke niitä itse.

Emme myy emmekä vuokraa tietojasi. Jaamme niitä palveluntarjoajille jotka isännöivät ja operoivat GymKeeperiä puolestamme — palvelinkapasiteetti ja varmuuskopiot, sähköpostin ja tekstiviestien välitys, maksunvälitys, virhevalvonta — sopimuksen nojalla ja vain jotta he voivat tuottaa nuo palvelut meille.

Sen lisäksi se, mitkä kolmannet osapuolet näkevät tietyn salin tiedot, riippuu siitä mitä kyseinen sali on ottanut käyttöön: maksunvälittäjä, kirjanpito- tai verkkolaskujärjestelmä, kampanjapostitus, pakettipalvelu. Salia joka ottaa vastaan vain Paytrailin ei pidä pyytää hyväksymään Stripeä, Smartumia, Netvisoria ja amerikkalaista tekoälypalvelua, joten tuotamme listan salikohtaisesti sen omasta kokoonpanosta ja liitämme sen tietojenkäsittelysopimukseen. Pyydä, niin lähetämme teidän listanne.

Voimme luovuttaa tietoja kun laki sitä edellyttää tai käyttäjiemme oikeuksien ja turvallisuuden suojaamiseksi. Jos Gymkeeper Oy tai GymKeeper-liiketoiminta hankitaan, sulautuu toiseen yhtiöön tai myydään, tässä selosteessa kuvatut tiedot voivat siirtyä hankkivalle osapuolelle osana järjestelyä. Hankkiva osapuoli on sidottu tähän selosteeseen kunnes sinulle ilmoitetaan toisin, ja ilmoitamme sinulle ennen tällaisen siirron voimaantuloa.

Asiakassisältösi säilytetään niin kauan kuin tunnuksesi on auki — se on rekisteri jolla pyörität liiketoimintaasi, ja sen poistaminen ajastimella tekisi koko asiasta hyödyttömän. Kiinteä määräaika on sillä mitä tapahtuu jälkeenpäin:

• Tunnuksen sulkemisen jälkeen — voit viedä tietosi ulos 30 päivän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan tuotantojärjestelmistä.
• Kirjanpitoaineisto — laskut, kuitit ja niitä tukevat tositteet säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan, riippumatta siitä mitä muuta on poistettu.
• Varmuuskopiot — varmuuskopiot kiertävät aikataulun mukaan: päivittäiset kopiot 30 päivää, viikoittaiset 12 viikkoa, kuukausittaiset 12 kuukautta. Tänään poistamasi tieto katoaa tuotantojärjestelmästä heti ja vanhenee sitten pois varmuuskopioista, mihin voi vanhimman kuukausikopion osalta kulua vuosi.
• Lokit ja diagnostiikka — säilytetään rajallisen ajan tietoturvan, laskutuksen oikeellisuuden ja vianselvityksen vuoksi, minkä jälkeen ne hävitetään.

Liikenne GymKeeperiin ja sieltä pois salataan TLS 1.2:lla tai uudemmalla; protokollan vanhemmat versiot torjutaan. Pääsy tuotantojärjestelmiin tapahtuu kertakirjautumisen kautta, se on rajattu siihen pieneen joukkoon joka sitä tarvitsee, ja se tukee monivaiheista tunnistautumista, jonka käyttöönottoa suosittelemme. Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen — jos saamme tietää tietojasi koskevasta tietomurrosta, ilmoitamme siitä sinulle ilman aiheetonta viivytystä ja lain edellyttämässä ajassa.

Säilytämme tietosi omalla alueellasi. Euroopan unionissa olevaa asiakasta palvellaan Euroopan unionissa sijaitsevilla palveluilla — palvelimet, sähköpostin välitys ja muut — ja yhdysvaltalaista asiakasta siellä sijaitsevilla.

Yksi asia poistuu tuolta alueelta, ja siitä päätät sinä. Edellä kuvatut tekoälyominaisuudet tuottaa Anthropic Yhdysvalloissa. Jos Euroopan unionissa toimiva sali ottaa kortin tunnistuksen käyttöön, jäsenen lähettämä valokuva — jossa näkyy hänen nimensä — lähetetään sinne luettavaksi; myös tuote-, artikkeli- ja sähköpostieditoreissa luonnosteltu teksti käsitellään siellä. Kun henkilötietoja siirtyy näin rajan yli, nojaamme EU:n vakiosopimuslausekkeisiin.

Nämä ominaisuudet ovat pois päältä ellet kytke niitä, ja voit kytkeä ne takaisin pois. Jätä ne pois, eikä mitään tunnuksessasi käsitellä oman alueesi ulkopuolella.

Asuinpaikastasi riippuen (muun muassa GDPR:n ja CCPA:n nojalla) sinulla on oikeus:

• Saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin sekä oikaista tai poistaa ne.
• Saada tietosi siirrettävässä muodossa. Pyydä, niin kokoamme ne sinulle — itsepalvelupainiketta siihen ei vielä ole.
• Vastustaa tai rajoittaa tiettyä käsittelyä, ja peruuttaa suostumus silloin kun käsittely perustuu siihen.
• Tehdä valitus paikalliselle valvontaviranomaiselle — Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Voit käyttää näitä oikeuksia tunnuksesi asetuksista, lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@gymkeeper.fi tai kirjeitse alla olevaan postiosoitteeseen. Tämä on maksutonta, vastaamme kuukauden kuluessa, emmekä koskaan syrji ketään oikeuden käyttämisen vuoksi.

Jos olet salin jäsen etkä meidän oma asiakkaamme, katso edeltä kohta kenen tiedot ovat kenenkin — sali pitää rekisteriä, ja me autamme heitä vastaamaan sinulle.

Tämä sivusto ei aseta analytiikkaevästeitä, mainosevästeitä eikä sivustojen välisiä seurantapikseleitä. Mikään täällä ei seuraa sinua muualle.

Sovellus asettaa ne evästeet joita se tarvitsee toimiakseen: yhden joka pitää sinut kirjautuneena istunnon ajan, ja muutaman jotka muistavat valintoja kuten kielen ja sen toimipisteen jossa työskentelet. Voit estää evästeet selaimesi asetuksista, mutta silloin kirjautuminen lakkaa toimimasta.

Kun lähetät meille viestin tai kokeilupyynnön tältä sivustolta, kirjoittamasi lähetetään meille sähköpostina ja käytetään sinulle vastaamiseen ja pyytämäsi kokeilun valmisteluun. Säilytämme sen niin kauan kuin siitä on siihen hyötyä, emmekä luovuta sitä kenellekään muulle. Emme lisää sinua postituslistalle ellet ole sitä pyytänyt — ja jos olet listalla, jokaisessa viestissä on linkki jolla sieltä pääsee pois.

Voimme päivittää tätä selostetta palveluiden ja lainsäädännön kehittyessä. Olennaisista muutoksista ilmoitamme ylläpitäjille sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen muutoksen voimaantuloa; yllä oleva "päivitetty viimeksi" -päivämäärä kertoo aina voimassa olevan version.

Tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä on Gymkeeper Oy, y-tunnus 3650234-4, Mekaanikonkatu 15A, 00880 Helsinki.

Tämä on englanninkielisen tietosuojaselosteen käännös. Jos kieliversioiden välillä on ristiriita, englanninkielinen versio ratkaisee siltä osin kuin pakottava laki ei muuta edellytä.

Kysyttävää? Ota yhteyttä tietosuojasta vastaaviin osoitteessa privacy@gymkeeper.fi tai postitse yllä olevaan osoitteeseen.